Trong bối cảnh chuyển đổi số trở thành xu hướng tất yếu của ngành giáo dục, việc tối ưu hóa quy trình tuyển sinh, đăng ký sinh viên và quản lý dữ liệu đang được nhiều trường chú trọng. Xuất phát từ nhu cầu này, nhóm sinh viên lớp T3.2403.M1 đã xây dựng “College Website” – hệ thống web quản lý tuyển sinh và thông tin trường học dành cho ITM College, với mục tiêu thay thế hoàn toàn quy trình giấy truyền thống bằng nền tảng trực tuyến đồng bộ, minh bạch và dễ vận hành.
Dự án được triển khai như một sản phẩm học kỳ, song quá trình thực hiện lại mang tính nghiên cứu nghiêm túc, liên tục trao đổi, phân tích và tinh chỉnh để hệ thống sát với nhu cầu thực tế nhất. Ngay từ giai đoạn khảo sát, nhóm đã tìm hiểu kỹ quy trình tuyển sinh theo phương thức giấy, vốn bao gồm nộp hồ sơ trực tiếp, xét duyệt thủ công, nhập liệu lại từng thông tin và phản hồi qua nhiều bước trung gian.
Quy trình này dễ xảy ra sai sót, mất nhiều thời gian, đặc biệt khi số lượng hồ sơ tăng cao; đồng thời không đảm bảo tính đồng bộ do dữ liệu được lưu trữ phân tán ở nhiều tệp khác nhau. Từ thực trạng đó, nhóm đặt mục tiêu xây dựng một nền tảng tập trung, nơi mọi hoạt động từ tuyển sinh đến quản lý thông tin đều được thực hiện trực tuyến và có thể kiểm soát hiệu quả hơn.
Dựa trên nhu cầu thực tế, nhóm xác định bốn mục tiêu cốt lõi. Trước hết là số hóa toàn bộ quy trình tuyển sinh, cho phép thí sinh đăng ký trực tuyến, tự động cấp mã hồ sơ và theo dõi trạng thái xét duyệt theo từng bước. Thứ hai là phát triển hệ thống lưu trữ và quản lý sinh viên có cấu trúc, giảm thiểu thao tác thủ công. Thứ ba là xây dựng cổng thông tin trường học với các danh mục về khoa, bộ môn, giảng viên, khóa học, cơ sở vật chất và tin tức, giúp phụ huynh và sinh viên dễ dàng cập nhật thông tin chính thống. Cuối cùng, hệ thống quản trị dành cho nhà trường cho phép duyệt hồ sơ, quản lý dữ liệu, cập nhật nội dung và tiếp nhận phản hồi theo cách minh bạch và hai chiều.
Quá trình phát triển dự án được triển khai theo nhiều giai đoạn. Nhóm bắt đầu bằng việc khảo sát và phân tích nghiệp vụ, phỏng theo quy trình tuyển sinh của một số trường cao đẳng và đại học để xây dựng luồng xử lý phù hợp nhất. Các đối tượng sử dụng gồm thí sinh, nhân viên tuyển sinh và admin được phân tích kỹ để thiết kế chức năng tương ứng. Song song với đó, nhóm xây dựng hệ thống yêu cầu và thiết kế wireframe nhằm đảm bảo giao diện thân thiện, dễ thao tác, hoạt động tốt trên cả máy tính và di động. Trong suốt thời gian làm việc, nhóm liên tục họp bàn, trao đổi và sửa lỗi để đảm bảo tiến độ và chất lượng trải nghiệm người dùng.
College Website được trang bị nhiều tính năng nổi bật. Hệ thống tuyển sinh trực tuyến sở hữu form đăng ký trực quan, có khả năng tự sinh mã Registration ID và cung cấp trang theo dõi trạng thái hồ sơ theo từng giai đoạn. Cổng thông tin trường học cho phép công bố đầy đủ thông tin về trường, khoa, bộ môn, giảng viên, khóa học và tin tức, đồng thời hỗ trợ cập nhật nội dung ngay từ trang quản trị mà không cần can thiệp vào mã nguồn. Bên cạnh đó, Admin Portal giúp nhà trường dễ dàng duyệt hồ sơ, quản lý dữ liệu và theo dõi phản hồi từ phụ huynh hoặc sinh viên. Hệ thống liên hệ tích hợp giúp người dùng gửi câu hỏi, góp ý hoặc đề nghị hỗ trợ, tạo nên một kênh tương tác trực tuyến thuận tiện và hiệu quả.
Để hoàn thiện sản phẩm, nhóm sinh viên đã phải tự nghiên cứu thêm nhiều công nghệ, liên tục điều chỉnh theo góp ý của giảng viên, kiểm tra giao diện trên nhiều thiết bị và tối ưu hiệu suất tải trang. Sự phối hợp chặt chẽ, phân công rõ ràng và tinh thần trách nhiệm là yếu tố giúp dự án đạt được tính hoàn chỉnh và vận hành ổn định.
College Website không chỉ là đồ án mang tính học thuật mà còn là mô hình có khả năng ứng dụng thực tế, phù hợp với các cơ sở giáo dục đang đẩy mạnh chuyển đổi số. Với quy trình tuyển sinh minh bạch, hệ thống thông tin được tổ chức khoa học và nền tảng quản trị mạnh mẽ, dự án của nhóm T3.2403.M1 cho thấy năng lực tư duy hệ thống, khả năng giải quyết vấn đề và sự nỗ lực bền bỉ của sinh viên FPT Aptech trong hành trình tiếp cận công nghệ mới.
Cùng xem video đồ án nhóm sinh viên kỳ 3 tại FPT Aptech tại đây:
Giảng viên Nguyễn Hạ Vy
| FPT Aptech trực thuộc Tổ chức Giáo dục FPT có hơn 25 năm kinh nghiệm đào tạo lập trình viên quốc tế tại Việt Nam, và luôn là sự lựa chọn ưu tiên của các sinh viên và nhà tuyển dụng. |
