Những thủ thuật hữu ích cho Outlook và PowerPoint

(Post 25/05/2010) Tiếp nối bài viết “Thắc mắc người dùng văn phòng thường hỏi”, bài viết kỳ này sẽ tiếp tục chia sẻ một số thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa tính năng của tiện ích gửi, nhận thư điện tử Microsoft Outlook và trình chiếu PowerPoint.

OUTLOOK

Email, cũng giống như điện thoại, là dịch vụ được người dùng văn phòng sử dụng nhiều và liên tục. Dẫu rằng gửi hay đọc email là công việc hết sức đơn giản nhưng thực tế thì các ứng dụng như Microsoft Outlook lại cung cấp nhiều tính năng hơn so với chiếc điện thoại thông thường – có những tính năng mà người dùng bình thường không thể hiểu và khai thác. Những thủ thuật bên dưới sẽ giúp bạn sử dụng Outlook hiệu quả hơn và thậm chí có thể thay đổi nhận định về khả năng của tiện ích email và lịch của Microsoft.

1. Đừng lưu những gì quan trọng trong hộp thư “phế thải”

Nhiều người dùng có thói quen sử dụng Deleted Items như một thư mục lưu trữ thông thường trong khi đây thực chất là “thùng rác” của Outlook. Nếu một ngày đẹp trời nào đó bạn nghĩ một khoản mục bất kỳ (email, tập tin đính kèm, tài liệu) có thể trở nên quan trọng thì bạn hãy khoan xóa nó. Mà thay vào đó, hãy lưu chúng trong một thư mục khác của Outlook – bạn có thể tự tạo mới các thư mục cho từng mục đích sử dụng cụ thể.

Cùng lúc đó, hãy nhanh tay ngăn chặn việc Outlook có thể “tống khứ” những khoản mục mà bạn đã thẳng tay xóa đi vài ngày trước đó, nhiều khả năng bạn có thể khôi phục những khoản mục đã xóa. Trước tiên, bạn hãy tắt tính năng xóa nội dung trong hộp thư “phế thải”: trong Outlook, nhấn Tools.Options. Ở thẻ Other, bỏ chọn đối với mục Emty the Deleted items folder upon exiting. Sau đó, bạn bật tính năng AutoArchive (chọn trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Other và nhấn nút AutoArchive) và thiết lập tính năng này tự động thực thi mỗi ngày. Kế tiếp, ở giao diện chính của Outlook, nhấn phải chuột lên thư mục (hộp thư) Deleted Items, chọn Properties; trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn thẻ AutoArchive và thiết lập cho thư mục này xóa sạch các khoản mục sau 5 ngày (hay một con số khác theo ý bạn).

2. Thư rác – thiết lập một lần để quên hẳn

Một nguyên tắc mà bạn cần ghi nhớ là đừng bao giờ lãng phí thời gian để quản lý, sắp xếp thư rác (spam hay junk mail). Với hầu hết người dùng, việc thiết lập mức High cho tính năng Junk Email Filter của Microsoft Outlook 2003 có thể giúp lọc triệt để thư rác (chọn Tools.Options, ở thẻ Preferences, nhấn vào nút Junk Email). Sau lần đầu tiên sử dụng tính năng lọc thư rác ở mức thiết lập High, bạn hãy quay trở lại hộp thư Junk mail của mình sau đó một tuần. Nếu không phát hiện ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào (hay nói rõ hơn là các thư quan trọng bị nhận diện thành thư rác) thì bạn có thể an tâm duy trì mức thiết lập High cho bộ lọc. Bạn nên bổ sung những địa chỉ email mà mình thường liên lạc vào danh sách email an toàn Safe Recepients để bộ lọc thư rác “cho qua”. Nếu bạn thấy có quá nhiều sự nhầm lẫn, tốt hơn hết hãy chuyển thiết lập về mức mặc định Low. Ngoài ra còn hai chế độ tùy chọn No Automatic Filtering (không lọc thư) và Safe Lists Only (chuyển vào Inbox chỉ các thư trong danh sách người gửi/nhận an toàn).

Trong mọi trường hợp, đừng tốn thời gian xóa từng thư rác. Thay vào đó, hãy thiết lập tính năng tự động xóa hộp thư Junk Mail như hướng dẫn được trình bày trong thủ thuật 1.

3. Gửi thư số lượng lớn với Word

Nhiều người nghĩ rằng, tính năng trộn thư (mail merge) chỉ dùng để in nhãn cho thư tín. Bạn có thể đến bất kỳ thư mục danh bạ liên lạc nào trong Outlook và sử dụng lệnh Tools.Mail Merge để khởi chạy một tác vụ soạn email và gửi đồng loạt với tiện ích MS Word mà không cần in thư ra giấy. Thực tế cho thấy, một email cá nhân có địa chỉ người nhận cụ thể thường dễ dàng qua mặt được các bộ lọc thư rác hơn email được gửi với địa chỉ người nhận là một địa chỉ thành phần trong mục Bcc.

4. Tạo hộp thư tìm kiếm

Outlook 2003 đi kèm 3 thư mục tìm kiếm là Follow Up, Large Email và Unread Mail, có khả năng hiển thị một cách tổng hợp cho toàn bộ thư mục trong hộp thư cá nhân. Tuy nhiên, bạn có thể tạo ra các thư mục tìm kiếm riêng bằng cách nhấn phải chuột lên thư mục Search Folder trong danh sách thư mục và chọn New Search Folder.

Ví dụ, nếu đã đăng ký nhận bản tin RSS từ Microsoft Developer Network, bạn có thể lọc các bản tin này bằng cách tạo ra một thư mục tìm kiếm mang tên New Outlook Stuff có nhiệm vụ hiển thị đúng email chưa đọc được gửi từ địa chỉ của MSDN.

5. Sử dụng cờ để tự động mã màu email đến

Bạn nên quy định thứ tự ưu tiên trong việc đọc và xử lý email trong hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng các cờ màu trong Outlook để đánh dấu những email từ những người gửi quan trọng. Đầu tiên, bạn đến với mục Rules Wizard bằng cách chọn Tools.Rules and Alerts, rồi nhấn nút New Rule, sau đó chọn Flag messages from someone with a colored flag. Phép lọc này sẽ yêu cầu bạn nhập vào danh sách email người gửi (nhấn vào liên kết people or distribution list ở vùng thông tin hiển thị bên dưới). Ví dụ, bạn có thể tạo quy luật đặt cờ đỏ cho sếp, cờ vàng cho khách hàng hay cờ xanh cho đồng nghiệp và bạn bè.

6. Không thể nhớ ý nghĩa của cờ đánh dấu? Sử dụng thanh công cụ

Outlook 2003 có đến 7 màu cờ hiệu nhưng từng màu cờ lại không có tên gọi riêng. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng một thanh công cụ tùy biến, bạn có thể gán tên cho từng nút nhấn để có thể nhanh chóng đặt cờ màu cho các email. Để thực hiện, trong cửa sổ chính Outlook, bạn chọn View.Toolbars.Customize và trên thẻ Toolbars của hộp thoại Customize, nhấn New và đặt tên cho thanh công cụ này (như Flags). Ngay lập tức, một thanh công cụ dạng nổi sẽ xuất hiện trên màn hình, bạn có thể dễ dàng di chuyển thanh công cụ này đến bất kỳ đâu trong cửa sổ Outlook.

Để bổ sung cờ màu cho thanh công cụ Flags, bạn chuyển sang thẻ Commands cũng trong hộp thoại Customize, và từ danh sách Actions, bạn kéo thả các cờ màu cần thiết sang thanh công cụ của mình. Khi đã chọn đủ cờ màu, bạn nhấn phải chuột lên từng cờ và ở mục Name, đặt tên (hay ý nghĩa) theo ý mình. Bạn thậm chí có thể thiết lập để tên/ý nghĩa xuất hiện cạnh biểu tượng cờ màu tương ứng, hay chỉ hiển thị tên cờ khi rê chuột qua.

POWERPOINT

1. Sử dụng tính năng Pack & Go

Khi bạn tạo ra một bài trình chiếu và muốn di chuyển nó sang một máy tính khác, tốt hơn hết bạn nên sử dụng tính năng Pack and Go để đảm bảo mọi đối tượng được liên kết và phông chữ đặc biệt đã được đính kèm. Trình đơn File cung cấp khả năng truy xuất đến tùy chọn Pack and Go (với PowerPoint 2002) hay Package for CD (với PowerPoint 2003).

2. Hiển thị đơn sắc

Nhiều người dùng thường mất thời gian chỉnh sửa một bài trình chiếu để có thể in tốt trên máy in laser đơn sắc. Thay vào đó, bạn nên sử dụng tùy chọn Grayscale (từ trình đơn View.Color/Grayscale); bằng cách này, người dùng sẽ xem được trước bản in đơn sắc của bài trình chiếu, trong khi vẫn có thể tùy chỉnh dạng hiển thị cho các đối tượng bên trong.

3. Trình chiếu theo ý muốn

Từ một bài trình chiếu với các slide chuẩn, người dùng có thể tạo ra nhiều phiên bản trình chiếu khác nhau cho từng đối tượng khán giả bằng cách thay đổi thứ tự hiển thị của từng slide thông qua tính năng Custom Shows (chọn Slide Show.Custom Shows).

4. Tạo mục lục nội dung

Một trong những câu hỏi bạn đọc đặt ra là làm thế nào để truy xuất nhanh đến một slide trong một bài trình chiếu. Bạn hãy tạo một slide mục lục, trong đó tiêu đề của mỗi slide được “nhúng” một liên kết để truy xuất nhanh đến slide mong muốn. Để tạo liên kết cho một đối tượng trong PowerPoint, bạn mở trình đơn Insert và chọn Hyperlink.

5. Sao chép và dán slide giữa các bài trình chiếu

Sử dụng hình thu nhỏ của các slide trong chế độ hiển thị Normal hay Slide Sorter để sao chép và dán chúng giữa các bài trình chiếu đang soạn thảo. Trong PowerPoint 2003, hãy tìm nút Paste Options, nút này xuất hiện sau khi bạn thực hiện thao tác dán một đối tượng. Paste Options cung cấp tùy chọn Keep source formatting, cho phép bạn sử dụng lại định dạng từ bài trình chiếu gốc cho slide đang soạn thảo.

6. Chọn đúng thanh công cụ màu

Các trình đơn thiết lập màu dạng thả xuống thường bị người dùng hiểu lầm và sử dụng sai mục đích. Do đó người dùng cần chọn đúng dòng màu mình cần. Ví dụ, nhấn chọn trình đơn Format.Font, trong danh sách thả xuống của mục Color, dòng đầu tiên của danh sách này hiển thị một số màu cơ bản, thường sử dụng. Bất kỳ đối tượng nào trong bài trình chiếu sử dụng một màu trong dòng đầu tiên này sẽ bị thay đổi nếu một màu mới hay định dạng mới được áp đặt hoặc đối tượng này được di chuyển sang một bài trình chiếu khác sử dụng màu hay định dạng khác. Do đó, chỉ nên sử dụng lựa chọn màu ở dòng đầu tiên cho những đối tượng có thể thay đổi màu. Thay vào đó, bạn nên sử dụng màu được cung cấp ở dòng thứ hai hay các dòng bên dưới khi muốn thiết lập một màu cụ thể, cố định cho các đối tượng. Cũng từ danh sách thả xuống của mục Color, bạn nhấn More Colores.

7. Hướng dẫn bài trình chiếu “ăn kiêng”

Bạn nên nén hình ảnh sử dụng trong các slide bằng cách sử dụng lệnh Compress Pictures trên thanh công cụ Picture, cũng như chuyển đổi các đối tượng nhúng trong tài liệu sang dạng ảnh (chép đối tượng, nhấn Edit.Paste Special, chọn As Picture, chọn tiếp Enhanced Metafile).

8. Tắt tùy chọn Fast Save

Với tùy chọn Fast Save được kích hoạt, mỗi khi người dùng lưu bài trình chiếu, PowerPoint chỉ lưu những bổ sung mới mà không hề xóa đi những tư liệu cũ. Vì thế, những nội dung mà người dùng nghĩ rằng họ đã xóa, thực chất vẫn tồn tại trong bài trình chiếu mà họ vừa gửi cho người dùng khác. Biết đâu, đó lại là những thông tin nhạy cảm. Hãy vô hiệu hóa tính năng đầy rủi ro này: chọn Tools.Options, ở thẻ Save, bạn bỏ chọn đối với mục Allow Fast saves.

Hồng Thư
(theo PC World VN)