5 thủ thuật kiểm soát tình trạng quá tải email

(Post 15/10/2012) Nếu thường xuyên làm việc qua email, có thể bạn sẽ hiểu được cảm giác bị ngập trong đống email khủng khiếp như thế nào. Thực tế, một người nhận trung bình hơn 100 email mỗi ngày. Vậy nên, nếu muốn kiểm soát tình hình, bạn có thể bắt đầu với 5 thủ thuật sau.

1. Đặt chế độ giới hạn thời gian

Theo nghiên cứu gần đây của viện McKinsey Global Institute, con người sử dụng 28% thời gian để viết, đọc và trả lời email. Trả lời email chỉ là một phần của công việc, vì lẽ đó bạn nên hoạch định mình sẽ dành bao nhiêu thời gian để kiểm tra hộp thư đến trong một ngày, và đừng vượt quá ngưỡng đó. Một gợi ý là bạn nên dành 15 phút mỗi 2 tiếng để tránh việc chúng đánh cắp cả ngày làm việc của bạn.

2. Có những quy ước riêng

Nếu chưa đọc bản quy ước sử dụng email, bạn có thể đang quấy rầy khá nhiều người. Thời gian trung bình để trả lời email thường lớn hơn thời gian cần để tạo email đó. Vì thế với mỗi giờ soạn email sẽ tiêu tốn của người nhận 2 giờ để xử lý. Quy ước sử dụng email có liệt kê 10 mẹo nhỏ nên tuân thủ để tránh lao vào vòng xoáy vô tận này. Nguyên tắc cơ bản của quy ước sử dụng email: “tôn trọng thời gian của người nhận”

3. Dành ưu tiên

Hầu hết những trình duyệt mail và dịch vụ email trên website đều xuất hiện dưới dạng giống nhau. Cờ, ngôi sao và một số kí hiệu khác có thể có ích nhưng thật khó để bộ não có thể phân biệt. Điều này tạo ra xu hướng phân bố sự chú ý đến từng email là như nhau.

Trên thực tế, không phải tất cả email đều như nhau. Một số cần phải trả lời ngay lập tức, một số có thể lưu hoặc xóa. Nhớ rằng, trong vài năm tới bạn có thể sẽ phải nhận nhiều email hơn bây giờ. Và vì chúng ta vẫn chỉ có 24 giờ 1 ngày, nên những email quan trọng hơn hãy dành ưu tiên cao hơn.

4. Đừng đăng kí nhận thư rác

Đây là một thao tác khá dễ dàng. Khi có chọn lựa nhận thông báo hoặc tổng hợp theo thời gian thực, nên chọn tần suất nhận thông báo ít nhất. Hãy dừng việc đăng kí nhận những tin mà bạn sẽ chẳng bao giờ đọc chúng.

Tuy nhiên, nên cẩn thận khi bỏ theo dõi hoặc đánh dấu thư rác. Việc ngừng theo dõi chỉ đáng tin khi người gửi đáng tin. Bạn có thể sẽ phát điên nếu kẻ spam thư rác bán địa chỉ mail của bạn cho một ai đó. Mặt khác, đánh dấu một thư hợp lệ mà bạn đăng kí nhận là thư rác có thể sẽ gây ảnh hưởng xấu, nó có thể tác động xấu đến vị trí của người gửi với nhà cung cấp dịch vụ email.

5. Đừng mở 1 mail 2 lần

Nguyên tắc cơ bản là đừng bao giờ mở một email 2 lần vì bạn chỉ có 5 lựa chọn: xóa/ lưu trữ, ủy quyền, trả lời ( nếu có thể trong 2 phút), trì hoãn hoặc đọc. Thao tác này khiến bạn lãng phí thời gian vì phải đọc 2 lần 1 thông tin.

Mặc dù có rất nhiều lời khuyên về việc nên tạo phiên bản email mới, điều này có vẻ sẽ không xảy ra trong thời gian tới. Theo Andrew McAffee, bất kì giải pháp thay thế nào trong hiện tại không những phải tốt hơn email, mà phải tốt hơn đến 10 lần. Ông lập luận, con người rất ngại thay đổi những gì họ đã quá quen thuộc. Do đó, bất kì sự thay thế nào tốt hơn email chỉ 3 lần sẽ không được đánh giá cao.

Nguyễn Nhung
(theo mashable.com)

FPT Aptech – Hệ Thống Đào Tạo Lập Trình Viên Quốc Tế