PM là gì? Công việc phải làm và kỹ năng cần có của một PM

PM là gì? Công việc của một PM như thế nào và những kỹ năng cần có của một PM ra sao? Trong bối cảnh ngành công nghiệp và công nghệ đang rất phát triển như hiện nay, các yêu cầu về điều phối, quản lý luôn được chú trọng. Vậy để hiểu rõ hơn về PM hãy cùng Aptech khám phá chi tiết hơn qua bài viết dưới đây.

Làm PM là làm gì? 

PM Project Manager là một nhà quản lý dự án, chịu trách nhiệm toàn diện cho việc hoàn thành dự án. Công việc của PM bao gồm việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên, quản lý lịch trình, ngân sách, trang thiết bị và tài liệu từ khi dự án bắt đầu cho đến khi kết thúc. PM cũng phải báo cáo và cập nhật tiến độ dự án cho các bên liên quan.

PM – người quản lý dự án có trách nhiệm giúp dự án hoàn thành hiệu quả

PM là người chịu trách nhiệm về cả sự thành công lẫn thất bại của dự án. Dù PM phải cân bằng nhiều yếu tố nhưng họ không đóng vai trò truyền động lực hay hỗ trợ từng thành viên như một Leader Project hay Scrum Master. Trong các doanh nghiệp nhỏ, vai trò của Leader Project và Scrum Master thường được kết hợp với vị trí PM để tiết kiệm tài nguyên.

Công việc của PM trong một dự án

Trong mọi lĩnh vực, vai trò của Project Manager luôn rất quan trọng. Mặc dù nhiệm vụ cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề nhưng các trách nhiệm cơ bản của PM thường khá giống nhau. Dưới đây là một số công việc chính của PM trong một dự án:

Lập kế hoạch dự án 

Một trong những công việc hàng đầu của một PM chính là phải lập kế hoạch cho dự án sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Họ phải xác định phạm vi dự án, thiết lập kỳ vọng với các bên liên quan, lập kế hoạch chi tiết về mục tiêu, vấn đề cần giải quyết và bối cảnh thực hiện. Các yếu tố quan trọng trong kế hoạch bao gồm chi phí (ngân sách), phạm vi (các nhiệm vụ cần hoàn thành) và thời gian (tiến độ dự án).

Một PM chuyên nghiệp cần thực hiện lập kế hoạch cho dự án

Xác định, phân phối, quản lý tài nguyên 

PM phải tìm và phân bổ nguồn lực cần thiết cho dự án, bao gồm nhân lực, tài chính, vật chất, thông tin, công nghệ và công cụ. Đây là bước quan trọng để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả, mặc dù nguồn lực thường hạn chế.

Quản lý rủi ro 

Công việc không thể thiếu của một PM chuyên nghiệp đó là phải biết lập kế hoạch để đối phó với các rủi ro có thể xảy ra. Họ phải liệt kê, mô tả, phân loại mức độ nghiêm trọng của các rủi ro và vạch ra phương án ứng phó để giảm thiểu thiệt hại.

Quản trị nhân sự 

PM không chỉ quản lý tiến độ và tài nguyên mà còn cần đảm bảo các thành viên trong nhóm thực hiện công việc hiệu quả. Trí tuệ cảm xúc (EQ) rất quan trọng trong việc hiểu động lực của từng thành viên, giải quyết xung đột và duy trì sự hài lòng trong nhóm.

Giao dự án đúng hạn và ngân sách 

Một PM tài năng và làm việc chuyên nghiệp cần phải tìm hiểu, quản lý và vận hành dự án để có thể bàn giao đúng thời gian và theo đúng ngân sách đã định. Đây là mục tiêu cuối cùng của toàn bộ quá trình quản lý dự án mà một PM bắt buộc phải thực hiện và hoàn tất.

Việc quản lý dự án đúng thời gian và đúng ngân sách là công việc của một PM

Báo cáo và phân tích sau dự án 

Nói đến công việc của một PM chắc chắn không thể thiếu việc lập báo cáo, phân tích về dự án. Cụ thể, sau khi dự án hoàn thành, PM cần tổ chức cuộc họp tổng kết để rút ra bài học kinh nghiệm và tối ưu hóa quy trình cho các dự án tương lai. Họ cũng cần theo dõi hiệu quả dự án, phản hồi từ khách hàng và khả năng mở rộng của dự án.

Những kỹ năng cần thiết ở một PM

Để đảm bảo dự án đạt mục tiêu và diễn ra suôn sẻ, Project Manager cần sở hữu một số kỹ năng quan trọng, bao gồm lãnh đạo, giao tiếp, quản trị rủi ro và tổ chức. Các kỹ năng này khi thuần thục có thể tạo ra một PM chuyên nghiệp và thành công.

Kỹ năng lãnh đạo 

Kỹ năng đầu tiên rất quan trọng và cần thiết ở một PM chính là khả năng làm lãnh đạo. PM là người lãnh đạo và điều phối nhóm dự án, vì vậy kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ là nền tảng thành công. Họ cần có khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, phân công nhiệm vụ hiệu quả và khơi dậy sức mạnh tối đa của các thành viên trong nhóm. Một PM tích cực và chăm chỉ sẽ thúc đẩy nhóm theo sau.

Một PM chuyên nghiệp cần phải có kỹ năng lãnh đạo, điều phối

Kỹ năng giao tiếp 

PM cần dẫn dắt giao tiếp trong nhóm, đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả giữa các thành viên và các bên liên quan. Do đó, kỹ năng về giao tiếp là điều rất cần thiết ở một PM. Việc tạo ra một môi trường giao tiếp mở giúp dự án tiến triển suôn sẻ và giữ cho các bên liên quan hài lòng với tiến độ và kết quả của dự án.

Xử lý rủi ro 

Một kỹ năng cũng rất quan trọng của một PM chính là có khả năng xử lý những rủi ro không may xảy ra của dự án một cách tốt nhất. PM cần dự đoán và quản lý các rủi ro tiềm ẩn. Họ thực hiện đánh giá định lượng và định tính để xác định khả năng xảy ra và ảnh hưởng của các rủi ro, đồng thời phát triển các phương án ứng phó để giảm thiểu thiệt hại.

PM luôn phải biết tìm ra cách xử lý mọi rủi ro của dự án

Kỹ năng tổ chức sử dụng công cụ quản lý dự án

Kỹ năng tổ chức giúp PM tổng hợp, sắp xếp và thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Đây cũng là cơ sở để dự án có thể hoạt động trơn tru, hoàn thành đúng hạn và đáp ứng các yêu cầu ban đầu.

Đồng thời, PM cũng cần phải thành thạo các phần mềm quản lý dự án như Asana, Jira, Monday.com, Smartsheet, Adobe Workfront, ClickUp và Airtable. Những công cụ này khi PM sử dụng thành thạo có thể giúp hợp lý hóa quy trình và đạt được mục tiêu dự án.

Kỹ năng lập ngân sách dự án 

Một kỹ năng không thể thiếu ở một PM chuyên nghiệp đó là biết lập ngân sách cho dự án. Việc quản lý ngân sách dự án bao gồm việc theo dõi chi phí để đảm bảo không vượt quá ngân sách dự kiến. Kỹ năng này quan trọng để duy trì tài chính dự án trong giới hạn cho phép.

PM cần nắm chắc kỹ năng lập ngân sách cho dự án

Kỹ năng quản lý thời gian 

Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa để tránh sự chậm trễ và giữ ngân sách trong phạm vi. PM phải là chuyên gia trong việc quản lý thời gian của bản thân, nhóm và tổng thể dự án. Bên cạnh đó, PM cũng cần phải lập lịch dự án bao gồm tổ chức các nhiệm vụ, nhân lực và thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. Việc này yêu cầu cân nhắc quản lý nguồn lực và rủi ro.

Kỹ năng theo dõi tiến độ dự án và báo cáo

PM cần theo dõi tiến độ và hiệu suất của dự án để đảm bảo dự án đúng tiến độ và phát hiện sớm các vấn đề gây chậm trễ, từ đó giải quyết kịp thời. Đồng thời phải thực hiện báo cáo dự án liên quan đến việc thu thập và trình bày dữ liệu rõ ràng để thông báo cho các bên liên quan về tiến độ và kết quả của dự án.

Như vậy, PM là gì đã được giải đáp rõ ràng qua bài viết cùng với những chia sẻ liên quan đến công việc và kỹ năng của một PM. Có thể thấy, vai trò của Project Manager ất quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một dự án. Để trở thành một PM xuất sắc, ngoài kiến thức chuyên môn, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng mềm. Hy vọng với những chia sẻ này, bạn có thể tự tin trở thành một Project Manager chuyên nghiệp và thành công với công việc của minh.