Scrum và các công cụ thực hành Scrum đúng cách cho doanh nghiệp

Chắc hẳn khi tìm hiểu về cách quản trị doanh nghiệp, bạn đã không còn lạ lẫm mấy về Agile và các phương pháp phổ biến hiện nay. Trong đó, Scrum là phương pháp phổ biến của Agile giúp doanh nghiệp quản lý dự án thông minh, hài lòng khách hàng và tối ưu hiệu suất. Hãy cùng tìm hiểu “Scrum là gì?” nhé.

Scrum là gì?

Scrum hay mô hình Scrum mà một trong những phương pháp Agile hay còn gọi là phương pháp phát triển linh hoạt phần mềm. Đây là một khung dự án được phát triển theo 5 phân đoạn và ứng dụng rộng rãi trong các dự án của doanh nghiệp, đặc biệt là các ngành công nghệ thông tin.

Vậy, nếu là 1 phần của phương pháp Agile thì giá trị cốt lõi có giống không?

Đăng ký ngay

Đăng ký ngay

Thật ra, các phương pháp Agile đề dựa trên 4 giá trị, đó là:

• Quy trình tương tác cá thể
• Hoạt động phần mềm linh hoạt
• Cộng sự uy tín với khách hàng
• Tương thích theo những thay đổi

Trong đó, phương pháp Scrum được chuyên biệt hóa hơn bằng đào sâu các giá trị, ta có 5 giá trị cốt lõi như sau:

Tập trung tối đa vào đối tượng

Toàn bộ các thành viên trong nhóm và khách hàng đều phải tập trung vào công việc trong các phân đoạn (Sprint) đã đề ra và đạt được chỉ tiêu mà nhóm đã cam kết.

Dũng cảm nhìn nhận

Nói thật, để Scrum thành công và nhìn nhận được những vấn đề đồng thời thay đổi nó, người nhìn nhận và tiếp quản cần phải có một loại dũng khí dám đối mặt, đặc biệt khi sự thay đổi xuất phát điểm từ bản thân. Nếu không có sự dũng cảm, các giá trị khác không còn ý nghĩa.

Cam kết chắc chắn

Chắc chắn rằng, việc thay đổi một vấn đề hay một mắt xích trong công việc sẽ tạo ra nhiều rủi ro, đồng thời là sự lo lắng đến từ phía khách hàng.

Nếu đội nhóm còn nghi ngờ kết quả đạt được thì khách hàng sẽ khó lòng mà tiếp tục, ảnh hưởng đến công tác sau này. Do đó, ngoài việc luôn hết lòng cải tiến tức thời thì phải luôn giữ vững vị thế cạnh tranh và cam kết phục vụ khách hàng đúng chuẩn mực bằng tất cả kỹ năng cùng tài nguyên.

Cởi mở kết nối

Để mọi sự thay đổi có thể dễ dàng bắt đầu và vận hành trơn tru, yếu tố tiên quyết là các đoạn thông tin không được bị đứt quãng. Muốn như vậy thì mọi thứ trong công việc cần phải đáp ứng đủ các yếu tố, minh bạch, rõ ràng để tất cả mọi người trong dây chuyền đều có thể nắm toàn bộ.

Vì vậy, nếu trong team có bất kỳ một ai không cởi mở hay che dấu thông tin, hiệu quả công việc chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng, đồng thời, sẽ gây sự rối ren khó chịu và mất uy tín trong lòng khách hàng.

Tôn trọng lẫn nhau

Là chìa khóa cho sự kết nối, chỉ có khi tôn trọng, người ta mới thành thật chia sẻ, qua đó mà mỗi người trong team có thể học hỏi, giúp đỡ và liên kết với nhau thay vì phàn nàn người này được việc, người kia yếu thế hơn.

Quan trọng hơn cả, khi thiếu tôn trọng, sẽ không có cởi mở. Và những doanh nghiệp hay đơn vị không cố sự cởi mở từ chính nội bộ thì khách hàng rất dễ nhận ra khiếm khuyết đó và cam kết sẽ không còn hiệu lực.

Vai trò của nhóm Scrum và tầm quan trọng

Để hiểu được phương pháp Scrum hoạt động ra sao, bạn cần tìm hiểu mọi thứ liên quan như đặc điểm và các nó ứng dụng. Đầu tiên, trong khung làm việc, bạn cần chú ý có 3 trụ cột chính bất di bất dịch cấu thành.

Trụ cột tạo nên mô hình Scrum

Nếu xét dựa trên các giá trị cốt lõi của Scrum thì ba trụ cột này cũng phần nào tương tự, đó phần lõi giúp Scrum hoạt động đúng cách và có thể xem đó là đặc điểm của mỗi Scrum:

• Transparency: Mọi thông tin từ lúc khởi điểm cho đến đầu ra đều phải thông suốt và minh bạch. Các thông tin có thể liên quan đến vision, mission hay products,… Nhờ vậy, mọi thành viên ở tất cả vị trí đều có thể nắm thông tin, đưa ra phương án, đồng thời hỗ trợ giải quyết kịp lúc. Doanh nghiệp có thể sử dụng một số công cụ để minh bạch toàn bộ quá trình trong cuộc họp như bảng trắng trong google meet hay record trong zoom.
• Inspection: Thanh tra liên tục trong Scrum để đảm bảo cho việc phát hiện các vấn đề tồn đọng cũng như giải pháp giải quyết kịp thời. Song song đó, truy xét kỹ càng và liên tục là cơ chế cần thiết cho thích nghi và cải tiến liên tục trong Scrum.
• Adaption: Thông qua thông tin minh bạch từ các quá trình bàn bạc, tham gia và làm việc, Scrum có thể phản hồi gần như ngay lập tức một cách tích cực cho khách hàng, thay đổi kịp thời và mang đến hiệu ứng thành công cho sản phẩm.

Vai trò của nhóm Scrum

Nhóm Scrum có 3 vai trò quan trọng là sở hữu sản phẩm, phát triển và Scrum Master. Ba thành tố này tạo nên nhóm Scrum hoạt động dựa trên sự tự quản và liên chức năng giữa nhiều nhóm cá nhân bao gồm đầy đủ các loại chuyên môn khác nhau.

Product Owner hay còn là người chịu trách nhiệm cho sản phẩm, tối ưu hóa ROI của khách hàng thông qua quyết định tính năng, đánh giá và định danh sản phẩm, đồng thời sắp xếp các sản phẩm theo mức độ ưu tiên để chuyển giao cho nhóm Phát triển.

• Nhóm phát triển: đây là đội ngũ trực tiếp quyết định cấu thành nên chất lượng sản phẩm, họ tận tay làm ra thành phẩm nên bao gồm các chuyên gia có yếu tố kỹ thuật cao và có nhiệm vụ quan trọng chuyển giao cho phần cuối Sprint (phân đoạn).
• Scrum Master: Master là vai trò then chốt giúp nhóm Scrum làm việc với năng suất cao, kết quả lao động tốt bằng cách ứng dụng và tuân thủ nguyên lý, quy tắc cũng như kỹ thuật của phương pháp Scrum.

Một số lưu ý khi lập mô hình Scrum

Để ứng dụng Scrum hiệu quả và hợp lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Lập mô hình theo phân đoạn

Đây là mô hình bắt buộc, form chuẩn của Scrum. Nó được gọi là Sprint Planning, bao gồm có 5 phân đoạn chính:

• Phân đoạn 1: Khởi đầu Sprint bằng Sprint Planning để đáp ứng cho toàn bộ sự theo dõi đến từ trước, trong và sau dự án.
• Phân đoạn 2: Daily Scrum với tần suất 15 phút mỗi ngày của tất cả các thành viên để có thể thanh tra và tái lập kế hoạch cho nhóm ngay lập tức trước khi có biến số xảy ra. Điều này sẽ tạo cho toàn bộ cá nhân một thói quen bằng cách tổ chức một khung thời gian và địa điểm cố định. Lưu ý, Scrum Master không bắt buộc tham gia những phải chú ý tiến trình và đảm bảo có thể follow được.
• Phân đoạn 3: Sơ kết Sprint là lúc nhìn lại kết quả ngắn và review lại những mặt hạn chế cũng như tích cực của thời gian sự kiện vừa rồi. Toàn bộ nhóm Scrum sẽ phải tham gia sự kiện và Product Owner có thể mời thêm thành phần dự thính.
• Phân đoạn 4: Chịu trách nhiệm và cải tiến là điều diễn ra sau sự kiện Review, nhằm tìm ra các lỗ hổng và thích nghi quy trình làm việc mới phù hợp, nói chung là thích nghi.

Mấu chốt thời gian không sai lệch

Mỗi kế hoạch Sprint đều không được sai lệch thời gian, không được phép thêm hay bớt thời gian cho dù kết quả công việc đã đạt hay chưa.

Cụ thể, một Sprint Planning đúng chuẩn phải dài hơn 1 tuần và không được quá 1 tháng, điều này nhằm đảm bảo mọi thành viên trong team có thể chủ động rèn luyện và đẩy năng suất làm việc lên cao nhất, đồng thời theo kịp với sự phát triển của thị trường và khách hàng.

Đáp ứng bộ 3 câu hỏi “What – Why – How”

Mỗi kế hoạch Sprint Planning đề ra đều phải trả lời được 3 câu hỏi What –  Why – How, cụ thể:

• What: Sprint phục vụ cho điều gì và mục đích sau cùng muốn đạt được là gì?
• Why: Tại sao cần đạt được mục đích đấy?
• How: Để đạt được mục đích cần phải thực hiện như thế nào?

Trên đây là toàn bộ một số thông tin cơ bản về một trong những phương pháp Agile, hy vọng có thể giúp bạn hiểu được phần nào về Scrum là gì, đồng thời nắm bắt được một số vị trí cơ bản trong nhóm hay các vị trí liên quan khác. Theo dõi chúng tôi để cập nhật những thông tin khác nhé.