Dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính cơ bản là gì và một số lưu ý khi nhập

Nhằm giải quyết bài toán ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng để có thể dễ dàng quản trị thông tin, việc nắm các định nghĩa cũng như những lưu ý về dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính cơ bản cực kỳ quan trọng. Chúng ta hãy cùng Aptech tìm hiểu các chương trình bản tính và những lưu ý khi nhập dữ liệu số thông qua bài viết này nhé.

Xác định dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính là gì?

Trước khi bắt đầu xây dựng và học cách sử dụng dữ liệu kiểu số, ta cần hiểu được dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính là gì.

Dữ liệu kiểu số cho phép người lập trình thực hiện các toán tử như cộng, trừ, nhân, chia và lũy thừa.

Phân loại các dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính

Có các loại kiểu dữ liệu số sau:

Kiểu số

• Kiểu dữ liệu này cho phép ta thực hiện các toán tử trong các chương trình bảng hay các ngôn ngữ lập trình.
• Kiểu số các phím được nhập từ 0 đến 9 trên bàn phím, bao gồm nguyên dương và nguyên âm. Về cách nhập thì có sự khác biệt, khi số nguyên dương có thể nhập vào ô theo cách bình thường, còn số âm lại có 2 cách nhập là để dấu (-) phía trước số, hoặc nhập số trong dấu (), cả 2 cách đều trả về kết quả số âm.
• Kiểu số có chứa các số thập phân.

Kiểu định dạng ngày giờ

• Đây là một trong các dạng dữ liệu được định dạng bằng số, nó có thể dùng để tính toán, tạo hàm hay thậm chí là các hoạt động liên quan khác liên quan đến dữ liệu kiểu số.
• Kiểu thời gian ngày, tháng, năm có thể được định dạng theo nhiều kiểu khác nhau như YY (năm) để trước, kế đó là MM (tháng) hoặc DD (ngày).

Ngoài ra, các kiểu dữ liệu số còn có nhiều định dạng khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng, cụ thể:

• General: Là dạng chung của số, nếu bạn chọn dạng này thì số sẽ trả về mặc định
• Number: Là dạng số có dấu cách lên đến phần 1000 và lấy số lẻ của số thập phân tùy vào lập trình viên định dạng.
• Currency: Loại định dạng khá phổ biến trong các chương trình bảng tính và các bài toán lập trình, được dùng để định dạng tiền tệ. Giá trị sẽ được gán thêm các ký tự tiền tệ, tuy nhiên, kiểu số và giá trị vẫn giữ nguyên tính chất để dãy số không bị biến từ number sang string text.
• Accounting: Tương tự Currency nhưng không tồn tại định dạng cho số âm.
• Date: Định dạng ngày tháng có thể chuyển thành 3 dạng khác nhau là dd/mm/yy, dd/yy/mm hoặc yy/mm/dd.
• Time: Thuộc định dạng giờ.
• Percentage: Đây là chuỗi số được định dạng để hiển thị dấu phần trăm (%).
• Fraction: Định dạng hiển thị phân số của một số thập phân.
• Scientific: Định dạng thu gọn các con số với chữ E cộng với số lượng số “0” phía sau.
• Text: Định dạng chuyển đổi số thành chuỗi.

Có thể bạn quan tâm:

• Redis là gì? Các đặc điểm và lợi ích nổi bật của Redis
• Thông tin về các kiểu dữ liệu trong C mà bạn thường gặp

Thống kê một số lựa chọn cho dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính 

Dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính thông dụng hiện nay đều có chức năng và định dạng tương tự nhau như Google sheet tương tự Excel, 2 chương trình bảng tính này đã quá thông dụng với người dùng nên chúng ta sẽ chỉ tìm hiểu các chương trình bảng tính mới.

Numbers

Đây là chương trình bảng tính cung cấp các công cụ phân tích và data report chất lượng cao, nó cũng sở hữu các kiểu dữ liệu số trực quan nhưng khác biệt với một số ưu điểm sau:

• Trực quan hóa từ số đến hình dạng dữ liệu: chương trình bảng tính này bắt đầu bằng một bảng tối giản thay vì tập hợp các ô vô tận như Excel, như vậy bạn sẽ có nhiều không gian để sáng tạo nên các bảng dữ liệu.
• Cung cấp sẵn một kho template với hơn 600 hình dạng để biến dữ liệu thành hình ảnh thân thiện và trình bày tốt.
• Truy cập đa vị trí trong hệ thống “nhà táo” mà không ngắt hay chập chờn dữ liệu.

Zoho

Chương trình thay thế bảng tính Excel trên nền tảng đám mây, Zoho đích thực là trợ lý phân tích dữ liệu số mang lại cảm giác sử dụng như Excel nhưng có thể truy cập được ở bất cứ địa điểm và thời gian nào bạn muốn. Zoho có các ưu điểm sau:

Đơn giản hóa các chương trình bảng tính với 350 chức năng, công thức, bộ lọc để tính toán và phân tích dữ liệu.

• Công cụ trợ lý loại bỏ trùng lặp, tự động sửa đổi dữ liệu không chính xác và điền các giá trị thiếu xác suất vào dữ liệu của bạn.
• Dễ dàng chuyển đổi giữa các loại tệp đuôi .xlsx, .xls, .csv và .ods.
• Truy cập dễ dàng ở bất cứ đâu và có thể share cho tất cả người dùng cần truy cập.

Apache OpenOffice

Điều đặc biệt trong chương trình bảng tính này là công cụ Calc, dùng để thay thế Excel và hoạt động mạnh mẽ khi phân tích dữ liệu các crunchers số, hơn hết là các bộ dữ liệu nhỏ. Ưu điểm của Apache:

• Công cụ sửa đổi Calc giúp phù hợp với nhu cầu kinh doanh của riêng bạn bằng bất cứ giải pháp nào bạn cho là phù hợp.
• Wizards hướng dẫn chi thiết thông qua lựa chọn và áp dụng hàng loạt các chức năng bảng tính tiên tiến.
• Lưu trữ dữ liệu hoạt động của Calc có thể ở tất cả các định dạng mở chuẩn quốc tế để thực hiện phân tích dữ liệu dễ dàng trên tất các nền tảng, thiết bị.

LibreScript

Tương tự Apache, LibreScript là chương trình bảng tính mạnh mẽ với nguồn mở miễn phí và bao gồm các chức năng tương tự khi xử lý các dữ liệu kiểu số. 

Spread32

Một chương trình bảng tính có thể thay thế hoàn toàn Excel bao gồm hầu hết tất cả tính năng chính liên quan đến dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính như lọc dữ liệu, chèn biểu đồ, tính toán và thiết lập định dạng có điều kiện.

Nó có hơn 300 chức năng tính toán từ toán học đến lượng giác, tham chiếu và logic hay các thành phần kỹ thuật và tài chính khác. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng nếu bạn muốn phân tích số liệu sâu hơn và toàn diện thì không nên sử dụng chương trình bảng tính này bởi vì một lượng lớn dữ liệu không được hỗ trợ.

Định dạng dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính

Chúng ta sẽ lấy chương trình Excel làm ví dụ để giải thích tổng thể về định dạng dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính nói chung vì Excel hiện tại đang là phần mềm được sử dụng phổ biến nhất.

Đầu tiên, để định dạng được dữ liệu kiểu số trong Excel hay bất cứ chương trình bảng tính khác, bạn cần mở hộp thoại Format Cells, tùy theo cấu hình của các chương trình bảng tính mà phương thức mở khác nhau. Cách mở hộp thoại định dạng dữ liệu kiểu số trong chương trình bảng tính Excel:

• Bước 1: Chọn vùng và định dạng cần format trên bảng tính và nhấn phím tắt CTRL+1.
• Bước 2: Click chuột phải và chọn trong menu sổ dọc “Format Cells”.

Trong hộp thoại Format Cells, bạn chỉ cần quan tâm đến định dạng dữ liệu kiểu số là thẻ Number.

Theo đó, trong chương trình bảng tính Excel, có 12 chức năng ta cần quan tâm khi định dạng số.

Định dạng Number

Tại đây có các đề mục bạn cần chú ý sau:

• Sample: cho phép bạn xem trước khi thay đổi định dạng thì dữ liệu sẽ trở nên như thế nào.
• Decimal places: nơi bạn xác định xem dữ liệu số của bạn cần định dạng bao nhiêu số sau dấu phẩy. 
• Use 1000 Separator (,): công cụ để bạn ngăn cách hàng nghìn trong dữ liệu số.
• Negative number: định dạng điều chỉnh một số âm trong dữ liệu của bạn.

Định dạng số theo ngày tháng và thời gian

Bởi vì mỗi nước trên thế giới có một múi giờ và kiểu định dạng ngày tháng khác nhau nên Excel có tính năng hỗ trợ hầu hết tất cả định dạng kia.

Định dạng số kiểu phân số

Trong một bài toán với các kết quả số thập phân gần 10 chữ số, thật thiếu chuyên nghiệp nếu bạn giữ nguyên bản như vậy, do đó, kiểu định dạng số trong Excel dạng phân số sẽ giúp bạn chuyển đối số thập phân thành phân số.

Hơn hết, trong Excel hay các chương trình bảng tính khác, bạn không thể nhập trực tiếp phân số theo định dạng A/B mà phải nhập vào số thập phân thì bảng tính mới không hiển thị lỗi nhập.

Định dạng số Scientific

Hay còn gọi là định dạng khoa học và dùng để biểu diễn những con số rất lớn hoặc các số cực kỳ nhỏ. Trong đó, các số 0 sẽ được thay bằng ký tự E và có cách đọc theo mũ.

Ví dụ, thay vì viết 10 tỷ đơn thuần, định dạng khoa học trong Excel sẽ hiển thị là 1E+10 và có cách đọc là 1 nhân 10 mũ 10.

Ngoài ra, các định dạng dữ liệu kiểu số đúng còn góp phần cho bạn dễ dàng thực hiện các phép toán tử, các hàm trong bảng tính. Một số hàm điển hình xử lý dữ liệu kiểu số trong các bảng tính thường gặp gồm có:

• SUMIF, SUMIFS để tính tổng dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện.
• COUNTIF, COUNTIFS để đếm và thống kê dữ liệu số theo một hoặc nhiều điều kiện.
• Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng và số
• Hàm tham chiếu Index Match

Bên cạnh đó, dữ liệu kiểu số còn được sử dụng bởi các công cụ như:

• Dùng Conditional formatting để định dạng dữ liệu kiểu số
• Thiết lập điều kiện của dữ liệu với công cụ Data Validation (công cụ đo đạc dữ liệu)
• Lập báo cáo dữ liệu kiểu số trong bảng tính với Pivot Table

Ứng dụng của dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính

Tập hợp các dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính có thể phục vụ trong các công tác nghiên cứu thị trường, nghiên cứu thực địa hay quản trị hệ thống khách hàng với tệp dữ liệu lên đến hàng triệu con số và diễn ra trong một thời gian dài.

Khi bạn xác định được dữ liệu kiểu số phù hợp với mục đích hay nghiên cứu của bạn, tính trực quan của các tệp số này có thể dễ dàng giúp bạn xác định được kết quả cũng ý nghĩa số liệu trong các công tác nghiên cứu.

Tóm lại, dữ liệu kiểu số trong các chương trình bảng tính tồn tại ở nhiều dạng, mang chức năng khác nhau nhằm phục vụ người dùng. Ngoài ra, dữ liệu còn có khả năng “nói” tình hình liên quan đến các công việc của bạn, giúp bạn xác định đúng kết quả và các mục tiêu sau này. Hy vọng qua bài viết này có thể giúp bạn hình dung được những dữ liệu kiểu số phổ biến trong các chương trình bảng tính.