Jira là gì? Sử dụng Jira để tối ưu quy trình như thế nào?

Khi làn sóng công nghệ 4.0 ngày càng phủ khắp thế giới cũng như tại doanh nghiệp Việt Nam thì Việc theo dõi và quản lý các vấn đề và lỗi phát sinh trong quá trình thực hiện dự án là vô cùng quan trọng. Phần mềm quản lý Jira là một phần mềm có xuất xứ từ nước ngoài, khá nổi tiếng đáng để cân nhắc sử dụng và đã không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp. Vậy phần mềm Jira là gì? Tính năng chính và các thành phần của Jira là gì? Cũng như cách sử dụng phần mềm này để tối ưu quy trình như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để nắm được những thông tin hữu ích nhất về nó nhé! 

Jira là gì?

Đây là phần mềm được ứng dụng trong việc theo dõi và quản lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của dự án. Giải pháp này được xây dựng và phát triển bởi hãng phần mềm nổi tiếng Atlassian. Phần mềm quản lý dự án Jira ban đầu được phát triển như một công cụ theo dõi lỗi và sự cố. Ngày nay, công nghệ này đã phát triển thành một hệ thống quản lý dự án Jira tập trung và có khả năng tùy biến cao.

Tính năng chính

Vì là phần mềm được ứng dụng để theo dõi và quản lý các vấn đề xảy ra trong các hoạt động của dự án nên các tính năng chính của Jira cụ thể bao gồm như sau:

• Theo dõi, quản lý tiến độ dự án. 
• Quản lý các tính năng, sự cố hoặc cải tiến. 
• Tìm kiếm nhanh hơn với plugin ngôn ngữ truy vấn JIRA. 
• Lập kế hoạch làm việc theo yêu cầu của dự án. 
• Cung cấp hàng chục mẫu báo cáo và biểu đồ phù hợp với nhiều nhu cầu và loại dự án. 
• Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như Excel, Email…

Các thành phần cơ bản

Để hiểu rõ và sử dụng thành thạo được phần mềm Jira thì hãy cùng FPT Aptech điểm qua những thành phần cơ bản của ứng dụng này nhé, cụ thể các thành phần:

• Roles: Xác định vai trò của dự án. Phần này xác nhận ai đang tham gia dự án. Sau đó, chỉ những người dùng mà bạn thêm vào vai trò mới có thể tạo phân công tài nguyên và nhóm dự án. Nhiều người có thể tham gia vào một vai trò.
• Issue: Là một tasks, bugs, features hoặc type khác của dự án.
• Project: Tính năng này được sử dụng để phê duyệt nhật ký công việc của các thành viên dự án. Bất kỳ trưởng nhóm nào cho một nhóm đều được phép có trong nhật ký công việc của bất kỳ thành viên nào trong nhóm đó. Quản trị viên dự án có quyền phê duyệt cho tất cả các thành viên dự án.
• Component: đây là nơi bàn giao sản phẩm của dự án. Tại đây tất cả sản phẩm của dự án được nhập từ file kế hoạch bán hàng. Nếu dự án tuân theo Scrum, nó là đầu ra của Sprint tương ứng.
• Workflow: Quản trị viên JIRA có thể định cấu hình trình kích hoạt, điều kiện, xác thực và đăng chức năng. Trang này cung cấp tổng quan và chi tiết các bước cơ bản cho từng phần của công việc
• Priority: Ưu tiên của defecti. Có 4 cấp độ, có thể lựa chọn trong danh sách dữ liệu
• Status: Đại diện cho các vị trí của vấn đề trong workflow.

Có thể bạn quan tâm:

• Composer là gì? Những kiến thức liên quan đến Composer
• Lập trình hướng đối tượng là gì? Một số nguyên lý của OOP

Các thuật ngữ cơ bản khi sử dụng Jira

Vì là phần mềm công nghệ nên việc sử dụng khá nhiều thuật ngữ công nghệ là chuyện rất bình thường nên để hiểu rõ hơn về phần mềm Jira hãy cùng FPT Aptech tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé:

• Sprint: Một chu kỳ ngắn (lý tưởng là 2-4 tuần) trong đó nhóm phát triển thực hiện tất cả các công việc cần thiết như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế và triển khai để tạo ra một phần nhỏ của sản phẩm.
• Backlog: Một bộ sưu tập các câu chuyện, lỗi và tính năng của người dùng sản phẩm hoặc Sprint.
• Scrum: Phương pháp linh hoạt trong đó sản phẩm được xây dựng lặp đi lặp lại trong các lần sprint.
• Scrum of Scrums: Một kỹ thuật để nhân rộng dự án Scrum qua nhiều nhóm – trước đây gọi là program management.
• Board: Một công cụ để xem các hoạt động kinh doanh trong một quy trình làm việc cụ thể. Nó có thể được điều chỉnh theo các phương pháp Agile khác nhau (ví dụ: bảng Scrum hiển thị công việc được chuyển từ Product Backlog sang Sprint Backlog, trong khi bảng Kanban thường có quy trình công việc gồm ba bước: Đang chạy, đang thực hiện, đã hoàn thành)

• Daily stand – up: là cuộc họp nhỏ 15 phút trước khi bắt đầu ngày làm việc giúp mọi thành viên bắt kịp lại toàn bộ công việc từ ngày hôm qua.
• Epic: Nó đại diện cho một câu chuyện lớn của người dùng và nên được chia thành các câu chuyện nhỏ hơn. Người dùng có thể cần chạy nhiều lần chạy nước rút để hoàn thành một sử thi.
• Issue: Các đơn vị công việc trong Jira (nhiệm vụ, lỗi, câu chuyện, sử thi) hoạt động theo một quy trình từ đầu đến cuối.
• Swimlane: Phân loại các nhiệm vụ của bạn để xem những nhiệm vụ nào nên được thực hiện trước.
• Velocity: Đo lượng công việc mà nhóm của bạn có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
• Burndown Chart: Hiển thị tổng số lượng công việc ước tính và thực tế sẽ được hoàn thành trong Sprint.

• Cumulative Flow Diagram (CFD): Biểu đồ hiển thị các trạng thái khác nhau của các hạng mục công việc theo thời gian. Cột ngang x của CFD xác định thời gian và cột dọc y là vấn đề. Mỗi khu vực được tô màu trong biểu đồ tương ứng với một trạng thái quy trình công việc (chẳng hạn như một cột trong bảng).
• Iteration: Dự án chạy trong các phần lặp đi lặp lại.
• Wallboard: Một bảng tính lớn (viết tay hoặc điện tử) được hiển thị nổi bật hiển thị dữ liệu quan trọng về hiệu suất của nhóm phát triển.

Ưu và nhược điểm khi sử dụng Jira

Các phần mềm đều tồn tại những ưu và nhược điểm riêng, cùng tìm hiểu chi tiết để có thể đánh giá và đưa ra được lựa chọn có nên sử dụng phần mềm này hay không. Cụ thể các chi tiết các ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm

Giữa hàng trăm nghìn ứng dụng công nghệ hiện nay, phần mềm Jira nổi bật nhờ những ưu điểm sau:

• Phân quyền cho các dự án chung và các nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp bảo vệ thông tin bí mật. 
• Có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác. 
• Cho phép mở rộng độc lập và tích hợp Jira vào hệ thống quản lý ưa thích của bạn. 
• Phần mềm đã được kiểm tra sử dụng với tất cả các trình duyệt hiện nay. 
• Jira hoạt động với hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu. 
• Thuận tiện chuyển tài liệu in. 
• Nhiều tính năng được cải thiện khi kết hợp trực tiếp với mã trong môi trường phát triển.

Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm nêu trên, phần mềm Jira cũng có một số nhược điểm mà người dùng nên cân nhắc:

• Chi phí sử dụng phần mềm Jira rất cao và bạn chỉ được dùng thử trong 7 ngày đầu tiên.
• Chỉ phù hợp với những công trình có quy mô lớn, thời gian thi công lâu.
• Sử dụng tiếng Anh với nhiều thuật ngữ khó hiểu.
• Quy trình phức tạp.

Vì sao nên sử dụng Jira

Tuy được sử dụng phổ biến nhưng vẫn có khá nhiều người thắc mắc vì sao nên sử dụng phần mềm Jira thay vì phần mềm khác. Dưới đây là một số lý do nên sử dụng Jira:

• Dễ dàng lựa chọn các dự án khác nhau với các mục đích khác nhau
• Dễ dàng lên lịch và phân chia nhiệm vụ của các thành viên
• Tạo quy trình làm việc hiệu quả
• Dễ dàng quản lý đồng thời nhiều dự án phần mềm
• Bộ lọc ngôn ngữ truy vấn JIRA để tìm kiếm nhanh
• Dễ dàng đưa ra các báo cáo phân tích dự án một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
• Hơn 950 addons với các tính năng nâng cao
• Giao diện thân thiện, rõ ràng dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng

Bài viết trên đây là những kiến thức liên quan về phần mềm quản lý Jira. Mong rằng thông qua bài viết này FPT Aptech sẽ mang tới cho bạn đọc một cái nhìn tổng quan nhất về Jira, cũng như giải đáp được cho bạn về những câu hỏi như thuật ngũ, cấu trúc hay lý do vì sao nên sử dụng Jira. Nếu bạn có bất cứ câu hỏi hay thắc mắc nào liên quan tới phần mềm quản lý Jira  thì hãy liên hệ ngay với FPT Aptech thông qua địa chỉ website hoặc số hotline để nhận được câu trả lời sớm nhất.